为加强公司财务管理的规范化、制度化建设,确保财务印章的安全使用与有效管理,防止因印章管理不善而引发的财务风险和法律纠纷,特制定本《公司财务印章管理规范》。本规范适用于公司内部所有涉及财务印章的使用、保管、审批及监督等环节。
一、印章种类及用途
公司财务印章主要包括以下几种:
1. 财务专用章:用于公司财务相关文件、凭证、报表等的盖章确认。
2. 法人代表章:用于需法定代表人签字或盖章的重要财务文件。
3. 发票专用章:用于开具增值税发票及其他税务票据。
4. 银行预留印鉴:用于银行账户的对账、转账、结算等业务操作。
5. 其他特殊用途印章:根据公司实际需要设置的财务相关印章。
二、印章的保管与使用
1. 所有财务印章必须由专人负责保管,实行“专人专管、责任到人”的管理制度。
2. 印章应存放于安全、保密的保险柜或专用保管箱中,严禁随意放置或外借。
3. 使用印章前,须填写《印章使用申请单》,经相关负责人审批后方可使用。
4. 严禁私自复制、伪造、擅自使用印章,一经发现将追究相关人员责任。
5. 印章使用过程中,应确保盖章清晰、完整,不得模糊不清或重复使用。
三、印章的启用与注销
1. 新设立的财务印章,须经公司管理层批准,并向相关部门备案。
2. 印章因损坏、遗失或更换等原因需要停用时,应及时办理注销手续,并登记在案。
3. 印章停止使用后,应按规定进行封存或销毁处理,避免被非法利用。
四、印章使用的审批流程
1. 财务人员在使用印章前,需填写《印章使用申请表》,注明使用目的、使用对象、使用时间等信息。
2. 申请表需经部门主管审核,再提交至财务负责人或公司分管领导审批。
3. 审批通过后,方可按照规定程序使用印章。
4. 每次使用印章后,需在《印章使用登记簿》上详细记录使用情况,包括使用人、使用时间、使用内容等。
五、监督检查与责任追究
1. 公司应定期对财务印章的管理情况进行检查,确保制度落实到位。
2. 对于未按本规范执行、造成印章滥用或丢失的,将视情节轻重给予相应处理。
3. 若因印章管理不当导致公司财产损失或法律纠纷,相关责任人将承担相应法律责任。
六、附则
1. 本规范自发布之日起施行,由公司财务部负责解释和修订。
2. 各部门应认真学习并严格执行本规范,确保财务印章管理工作有序、安全、合规。
本规范旨在提升公司财务管理水平,强化内部控制机制,防范财务风险,保障公司资产安全。各相关部门应高度重视,切实落实各项管理要求。