在日常的商务往来、行政管理或法律事务中，告知函是一种非常常见的书面沟通方式。它主要用于向相关方传达信息、通知事项、说明情况或提出要求。正确使用告知函不仅能够提升沟通效率，还能体现专业性和规范性。

一、告知函的基本结构

一份标准的告知函通常包括以下几个部分：

1. 标题

标题应简洁明了，如“告知函”、“通知函”等，也可以根据具体内容进行细化，例如“关于XXX事项的通知”。

2. 收件人信息

包括收件单位名称、地址、联系人等信息，确保信息准确无误。

3. 发件人信息

写明发件单位名称、地址、联系人及联系方式，以便对方查阅和联系。

4. 正文内容

正文是告知函的核心部分，应简明扼要地说明告知事项、背景、依据、要求等内容。语言应正式、客观，避免主观情绪表达。

5. 落款与日期

包括发件单位名称、盖章（如有）、负责人签字以及出具日期。

6. 附件（如有）

若有相关文件作为补充，应在结尾注明附件内容。

二、告知函的写作要点

1. 明确目的

在写作前，首先要明确告知的目的和内容，避免信息模糊或遗漏关键点。

2. 语言简洁清晰

避免使用复杂句式和专业术语，确保接收方能快速理解内容。

3. 语气得体

告知函虽为正式文书，但语气应保持礼貌、尊重，体现出合作与沟通的态度。

4. 逻辑清晰

内容应按照“背景—事实—要求—期望”的顺序展开，使读者一目了然。

5. 注意格式规范

使用统一的信纸格式，字体、字号、段落间距等应符合正式文书的标准。

三、告知函范文示例

告知函

致：XX公司

地址：XX市XX区XX路XX号

联系人：张经理

发件人：XX有限公司

地址：XX市XX区XX路XX号

联系人：李经理

联系电话：123-45678901

尊敬的张经理：

您好！

我司于2025年4月1日收到贵司关于“XX项目合同履行情况”的咨询邮件。经核查，现就相关事项作如下说明：

1. 我司已于2025年3月25日完成合同约定的全部服务内容，并提交了验收报告；

2. 贵司未在合同规定的期限内提出异议，视为对服务成果的认可；

3. 如贵司仍有疑问，可随时与我司联系，我们将积极配合处理。

请贵司在收到本函后，及时确认并反馈意见。感谢贵司一直以来的支持与配合。

此致

敬礼！

XX有限公司

（盖章）

2025年4月5日

四、注意事项

- 告知函应尽量通过正式渠道发送，如邮寄、电子邮件或专人送达，并保留相关凭证。

- 涉及重要事项时，建议由法律顾问审核内容，以确保合法合规。

- 对于重复性或常见事项，可以制定模板，提高工作效率。

通过合理运用告知函，不仅可以有效传递信息，还能在一定程度上减少误解和纠纷，是企业管理和法律事务中不可或缺的工具之一。掌握其基本格式与写作技巧，对于提升工作质量和沟通效率具有重要意义。