【财务档案管理办法(终稿)(7页)】为加强企业财务管理的规范化、制度化建设，确保财务资料的安全性、完整性与可追溯性，根据国家相关法律法规及公司内部管理要求，特制定本《财务档案管理办法》。本办法适用于公司所有与财务活动相关的原始凭证、账簿、报表、合同及其他相关文件的归档、保管、调阅与销毁等管理工作。

一、适用范围

本办法适用于公司各部门在日常财务活动中形成的各类财务资料，包括但不限于：会计凭证、会计账簿、财务报表、审计报告、税务资料、银行对账单、合同协议、发票、报销单据等。所有涉及财务信息的纸质及电子档案均应纳入本办法管理范围。

二、管理职责

1. 财务部负责财务档案的日常管理和监督工作，指定专人负责档案的整理、归档和保管。

2. 各部门负责人需配合财务部完成相关财务资料的提交与归档工作，确保资料的及时性和准确性。

3. 档案管理部门负责协助财务部进行档案的统一存储与安全管理，确保档案的物理安全与信息安全。

三、档案归档流程

1. 所有财务资料应在业务发生后及时归档，不得积压或拖延。

2. 会计凭证按月装订成册，附上封面、目录及编号，由经手人签字确认。

3. 会计账簿、财务报表等定期整理并归档，确保内容完整、格式规范。

4. 电子档案应统一存储于公司指定服务器或云平台，并设置权限管理，防止未经授权的访问与修改。

四、档案保管要求

1. 纸质档案应存放在专用档案柜中，保持环境干燥、通风良好，避免受潮、虫蛀或损坏。

2. 电子档案应定期备份，重要数据应采用多点存储方式，确保数据安全。

3. 档案管理人员应定期检查档案状态，发现问题及时处理，确保档案长期保存质量。

五、档案调阅与使用

1. 非相关人员未经批准不得调阅财务档案，特殊情况需经财务主管及分管领导审批。

2. 调阅档案时应填写《档案调阅申请表》，注明调阅目的、时间及使用范围。

3. 档案调阅后应及时归还，严禁私自复制、带走或泄露档案内容。

六、档案销毁与处置

1. 对于超过保存期限或无继续保留价值的档案，应按照公司规定程序进行销毁。

2. 销毁前需由财务部提出申请，经相关部门审核并报公司管理层批准后执行。

3. 销毁过程应由两人以上共同监督，确保档案内容彻底清除，防止信息外泄。

七、附则

1. 本办法自发布之日起施行，原有相关规定与本办法不一致的，以本办法为准。

2. 本办法由公司财务部负责解释和修订，修订需经公司管理层审议通过后执行。

通过本办法的实施，将进一步提升公司财务档案管理水平，保障财务信息的安全与合规，为企业的稳健发展提供有力支撑。